Carpoolen en werkgever: steun, verplichtingen en tools

Een Belgische werkgever is niet algemeen verplicht om het carpoolen van zijn personeel te betalen, maar hij heeft goedkope en doeltreffende hefbomen om het te stimuleren. De verplaatsingsvergoeding, een carpoolreglement, voorbehouden plaatsen en een tool om mensen samen te brengen, wegen veel zwaarder dan een affichecampagne. Op mijn lijn Namen–Brussel heb ik het gemerkt: ploegen die jaren standhouden, hebben bijna altijd een werkgever achter zich die meespeelt.

De echte verplichtingen van de werkgever

Het Belgische arbeidsrecht regelt de verplaatsingen naar het werk in opeenvolgende lagen:

• trein en openbaar vervoer: de interprofessionele cao 19/9 legt een minimale tussenkomst in het abonnement op, die latere cao’s opgetrokken hebben;
• de fiets: cao 164 voorziet sinds mei 2023 een aanvullende vergoeding van 0,30 euro per kilometer in 2026, als er geen sectoraal of bedrijfsakkoord bestaat;
• de privéwagen en carpoolen: geen interprofessionele regel; alles hangt af van het paritair comité en daarna van het bedrijf;
• de federale diagnostiek van het woon-werkverkeer, die bedrijven met meer dan 100 werknemers moeten invullen en die onder meer peilt naar maatregelen voor carpoolen.

Een werkgever kan het onderwerp dus niet negeren, maar de wet schrijft hem voor de gedeelde auto geen enkel bedrag voor.

De vergoeding: de meest rechtstreekse hefboom

Een carpoolvergoeding voor bestuurder en passagier blijft het duidelijkste signaal. Voor een werknemer die bij het forfait blijft, wordt ze niet belast zolang ze over het inkomstenjaar 2026 onder 500 euro blijft. Sommige sectoren leggen al een tussenkomst voor de privéwagen op: paritair comité 200 berekent die bijvoorbeeld op basis van de prijs van het treinabonnement, voor bedienden onder een loongrens.

De passagier krijgt hetzelfde als wanneer hij met zijn eigen auto zou rijden; het bedrijf betaalt dus niet meer, het betaalt anders.

Organiseren in plaats van ondergaan

Neemt het bedrijf het carpoolen in handen, dan volgt de fiscus. De circulaire van februari 2013 behandelt het dan als georganiseerd gemeenschappelijk vervoer: de vrijgestelde grens voor het personeel schuift op naar wat een eersteklas treinkaart voor hetzelfde aantal kilometers zou kosten, en de uitgaven van het bedrijf zijn sinds 2020 voor 100 procent aftrekbaar. Drie dingen volstaan:

1. een carpoolreglement met de deelnemingsvoorwaarden, de controles en de regels voor toe- en uittreding;
2. een tool voor inschrijving en opvolging, vaak een bedrijfsplatform dat met de buren op het bedrijventerrein gedeeld wordt;
3. een aanspreekpunt, meestal de mobiliteitscoördinator of de personeelsdienst.

Voorbehouden plaatsen en een gegarandeerde terugrit

Voorbehouden parkeerplaatsen bij de ingang kosten een paar markeringen en wegen zwaar door, zeker op een site waar de parking voor 9 uur vol staat. Een ploeg van vier maakt elke ochtend drie plaatsen vrij; op een overvolle parking overtuigt dat argument de facilitaire dienst vanzelf.

De gegarandeerde terugrit telt even zwaar: een passagier van wie de bestuurder voor een noodgeval vroeger vertrekt, moet naar huis kunnen, met een taxi op kosten van het bedrijf of met een collega. Zonder die zekerheid durven veel mogelijke passagiers hun auto niet thuis te laten. Soepele uurroosters doen de rest: een ploeg die om 8.30 uur stipt binnen moet zijn, valt uit elkaar bij de eerste file, terwijl een aankomstmarge van een halfuur ze vaak overeind houdt.

Bedrijventerreinen, telewerk en gemengde ploegen

Op een bedrijventerrein heeft één firma zelden genoeg kandidaten op dezelfde as. Wie de inschrijvingstool deelt met de buren, vergroot het aantal combinaties: een boekhouder van een kmo en een technica van de fabriek ernaast kunnen elke ochtend samen de E42 nemen. Het reglement van elke werkgever blijft voor zijn eigen personeel gelden, maar de koppeling gebeurt op het niveau van het terrein.

Telewerk heeft het spel veranderd: met twee of drie kantoordagen per week is een vaste ploeg moeilijker samen te stellen. Ik raad bedrijven aan om waar het kan per team gemeenschappelijke aanwezigheidsdagen vast te leggen; de carpoolers volgen dan vanzelf.

Bedrijfswagens en mobiliteitsbudget

Een vloot bedrijfswagens kan het carpoolen dienen: organiseert de werkgever het, dekt de gedeelde rit minstens vier vijfde van de afstand en is er geen privégebruik, dan wordt de wagen voor de bestuurder een vrijgesteld sociaal voordeel, en de passagiers worden op de rit niet belast. Het mobiliteitsbudget, open voor werknemers die recht hebben op een bedrijfswagen, laat ook toe om andere vervoersoplossingen te financieren.

2026: het belastingkrediet op autoritten

De wet van 30 mei 2026 beloont met een belastingkrediet de werkgevers die een vergoeding voor gemotoriseerde ritten naar het werk verhoogd of helemaal nieuw ingevoerd hebben. Het gaat om de verplaatsingen van mei, juni en juli 2026, op voorwaarde dat het geld voor 1 november betaald is. Carpoolen valt er uitdrukkelijk onder, bestuurder en passagier. Het krediet bedraagt de verhoging, zonder boven 20 procent van de kilometervergoeding van april of 0,10 euro per kilometer uit te gaan; een nieuwe vergoeding moet minstens 0,10 euro per kilometer halen. De verhoging moet ergens op papier staan: cao, arbeidsreglement, addendum of gewoon een interne mededeling.

Tabel met de tools